Das Suchen hat ein Ende mit der ORLANDO Finanzbuchhaltung

19. Juni 2013

Die papierlose Buchhaltung mit elektronisch archivierten Belegen spart Zeit durch Reduktion des Suchaufwandes. Bisher nur bei sehr hohem Belegaufkommen wirtschaftlich, senkt die ‚Archivierung Light‘ im Buchhaltungspaket der kaufmännischen Software ORLANDO die Einstiegsschwelle und bringt so die Vorteile eines volldigitalen Belegarchivs auch in Klein- und Mittelbetriebe.

Eine der unproduktivsten Tätigkeiten ist das Suchen von Belegen in Ordnern, noch viel mehr, wenn diese schon im Archiv auf dem Dachboden ruhen. Das nährt den Wunsch nach einer elektronischen Ablage aller Belege mit Verknüpfung zum jeweiligen Buchungsvorgang, sodass der Computer die Sucharbeit übernehmen und bei Bedarf den zugehörigen Beleg anzeigen kann.

Für viele Buchhaltungsprogramme – auch für ORLANDO – sind solche Systeme bereits seit einiger Zeit auf dem Markt verfügbar. Allerdings amortisierte sich bisher der Aufwand für die Digitalisierung aller Rechnungen, Gutschriften, Belastungsnoten, Kassenbelege, etc. und der Datenhaltung in eigenen Serversystemen nur in größeren Unternehmen mit einem hohen Belegaufkommen sehr rasch.

Mit Leichtigkeit archivieren
Mit dem Programmmodul ‚Archivierung Light‘ zur ORLANDO Finanzbuchhaltung sinkt dieser Aufwand und das vollelektronische Belegwesen hält auch in der Buchhaltung von kleinen und mittelgroßen Betrieben Einzug. Elektronisch übermittelte oder eingescannte Belege, welche seit 2013 den Papierrechnungen gleichgestellt sind, werden einfach durch Hineinziehen mit der Maus in die Buchungserfassung übernommen. Ab diesem Moment kann zu jeder einzelnen Buchungszeile der zugehörige Beleg angezeigt werden.

Papierlos und digital, vor allem aber automatisiert erfolgt mit dem Modul ‚Archivierung Light‘ in der Software ORLANDO Finanzbuchhaltung die Belegarchivierung. Die langwierige Suche in Buchhaltungsordnern entfällt, der Gang ins Archiv erübrigt sich. Konsequent angewendet, ersetzt sie die Ordner ganz und sorgt so für eine erhebliche Reduktion des Platzbedarfs. Um einen ersten Eindruck von der Funktionalität zu gewinnen, ist in der ORLANDO Finanzbuchhaltung das Modul ‚Archivierung Light‘ für das Verbuchen von 10 elektronischen Belegen freigeschaltet. Für die weitere Verwendung muss dieses Zusatzmodul von CPS Radlherr käuflich erworben werden.

Als einzige IT-Investition empfiehlt der Hersteller CPS Radlherr GmbH einen zweiten Monitor am Buchhaltungsarbeitsplatz, sodass Buchungsmaske und Beleg ohne Umschalten gleichzeitig nebeneinander sichtbar bleiben.

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