Mit ORLANDO einfacher und zugleich flexibler

Mag. Eduard Wolfinger, Geschäftsführender Gesellschafter von Wolfinger GmbH und Wolfinger Service GmbH: „Die Umstellung auf ORLANDO brachte uns eine deutliche Entlastung in allen Verwaltungsbereichen und unterstützt die Flexibilität, mit der wir bei unseren Kunden punkten.“

Datenschutz, Wohnqualität und Umweltschonung verbinden die Unternehmen Wolfinger GmbH und Wolfinger Service GmbH in Sierning bei Steyr mit einem vernetzten Angebot aus Aktenmanagement, Altpapierentsorgung und Zellulose-Dämmstoff. Die Umstellung der ERP-Softwareausstattung auf ORLANDO erlaubte die Integration der Sammelcontainer-Logistik ohne Sonderprogrammierung und brachte den Betrieben eine deutliche Entlastung und Flexibilisierung in allen Verwaltungsbereichen.

Immer umfangreichere Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten sorgen für überquellende Regale und Archive. Bei der Entsorgung müssen die Inhalte vor unberechtigter Einsicht geschützt, das Altpapier einer sinnvollen Verwertung zugeführt werden.

Die Wolfinger Service GmbH bietet die gesicherte Lagerung und Verwaltung von Geschäftsunterlagen als Dienstleistung an, ebenso die Räumung nicht mehr benötigter Archive sowie die datenschutzgerechte Aktenvernichtung und Entsorgung von Altpapier. Aus alten Zeitungen erzeugt die Schwesterfirma Wolfinger GmbH umweltfreundlichen Dämmstoff für die Wärmeisolierung von Gebäuden.

Herausforderung Behälterkreislauf

Für die Aktenentsorgung stellt die Wolfinger Service GmbH ihren Kunden versperrbare Aluminium-Rollcontainer zur Verfügung, von denen ca. 1.000 im Umlauf sind. Ihre Verwaltung in Excel-Listen war mühsam und fehleranfällig und sollte daher in das vorhandene und eigens aktualisierte ERP-System integriert werden. Das Softwareprodukt desselben Herstellers, dessen Buchhaltungsprogramm ebenfalls bei Wolfinger im Einsatz war, brachte jedoch keine Erleichterung in die Abwicklung des Behälterkreislaufs. „Trotz umfangreicher Einstellarbeiten waren für jede Behälterbewegung mehrere Buchungsschritte erforderlich“, konkretisiert Gründer und Eigentümer Mag. Eduard Wolfinger. „Wir hatten das Gefühl, für unsere Betriebe mit insgesamt 15 Mitarbeitern eine eigene EDV-Abteilung zu benötigen.“

KMU-kompatible Software

Nach dieser Enttäuschung suchte Wolfinger Ende 2013 eine Alternative. „Wichtig war uns neben der Erfüllung der praktischen Anforderungen, dass man auch als kleinerer Betrieb nicht nur eine Nummer im Callcenter ist, sondern direkte Unterstützung erhält“, erläutert der Unternehmer aus Sierning. „Die ebenfalls mittelständische DECOM Softwareentwicklung GmbH & Co KG im nahen Steyr bewies, dass es auch anders geht. Ihre Software ORLANDO-WAWI enthält alle benötigten Funktionen ohne Zusatzmodule oder Sonderprogrammierung im Standard und den Support erledigen kompetente Techniker des Herstellers, nur durch eine Tür von den Entwicklern getrennt.“ Vorführungen im Echtbetrieb bei anderen DECOM-Kunden überzeugten Wolfinger davon, das Richtige gefunden zu haben.

Vorsichtiger Start, vollständige Umstellung

Durch die Mandantenfähigkeit von ORLANDO benötigen die beiden Unternehmen nur eine einzige, gemeinsame Installation der Software. Nach einer kurzen Übungsphase erfolgte der Umstieg in den Echtbetrieb. Seit dem Jahreswechsel arbeiten die beiden Wolfinger-Unternehmen ständig mit der Warenwirtschafts-Software, über die mehrere tausend Rechnungen pro Jahr gehen. Zeitgleich erfolgte auch eine Umstellung der Buchhaltung auf ORLANDO-FIBU. „Wir wollten einen einheitlichen Bildschirmaufbau und eine problemlose Datenüberleitung, vor allem aber nur einen Ansprechpartner für beide Programme“, sagt Wolfinger. „Bekommen haben wir mehr, als wir uns erhofft hatten.“

Schlüssiger, einfacher, flexibler

„Die wesentlich schlüssigere Bedienung mit übersichtlicherem Bildschirmaufbau erleichtert das Lernen komplexerer Vorgänge und vermeidet Fehler“, sagt Wolfinger. „Zugleich bietet ORLANDO mehr Flexibilität, denn es erlaubt im Gegensatz zum früher verwendeten Programm Änderung von Belegen auch in sehr späten Phasen eines Geschäftsfalles.“ Das ist für die Wolfinger GmbH besonders wichtig, da die tatsächlich auf der Baustelle benötigte Dämmstoffmenge im Voraus oft nicht genau bestimmt werden kann. Zusätzliche Flexibilität bietet den Betrieben ORLANDO-FIBU mit der Möglichkeit, bis unmittelbar vor der Erstellung der UVA jede Buchung zu korrigieren.

„Die Umstellung auf ORLANDO brachte uns eine deutliche Entlastung in allen Verwaltungsbereichen und unterstützt die Flexibilität, mit der wir bei unseren Kunden punkten“, ist Wolfinger überzeugt. „Und die kompetente Betreuung durch DECOM gibt uns die Sicherheit, dass wir uns nicht mit EDV-Themen herumschlagen müssen, sondern auf unser Geschäft konzentrieren können.“