Warenwirtschaftssytem
Was ist ein Warenwirtschaftssystem
Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WAWI) ist eine Softwarelösung mit der innerbetriebliche Vertriebsabläufe, Verkaufsabläufe sowie Einkaufsprozesse und möglicherweise Produktionsplanungen in digitaler Form abgebildet werden können.
Zusätzlich wird eine Lagerhaltung mit Zugängen und Abgängen automatisiert mitgeführt.
Moderne Warenwirtschaftssysteme sind oft modular aufgebaut und können je nach Unternehmensgröße und -bedarf erweitert und konfiguriert werden. Sie sind häufig mit anderen Systemen wie Buchhaltungssoftware, Online-Shops oder Kassensystemen durch Schnittstellen verbunden. Dadurch entstehen durchgängige Datenflüsse, die manuelle Eingaben reduzieren und Fehlerquellen minimieren.
Grundlegende Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems
Verkauf und Fakturierung
Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen können direkt im System erstellt, verwaltet und versendet werden – auch automatisiert. Die lückenlose Nachverfolgung jedes Vorgangs verbessert die Kundenkommunikation und beschleunigt die Faktura.
Einkauf und Bestellwesen
Das Warenwirtschaftssystem ermöglicht eine effiziente Beschaffung – von der Lieferantenauswahl über Preisvergleiche bis zur automatisierten Bestellung bei Unterschreitung definierter Lagermengen. Eingehende Waren werden mit Lieferscheinen abgeglichen und korrekt verbucht.
Artikel- und Lagerverwaltung
Mit einem Warenwirtschaftssystem behalten Unternehmen den Überblick über alle Artikel, Lagerorte und Bestände. automatische Lagerbuchungen, Disposition und Mindestbestände helfen, den Überblick zu wahren und Aufträge zeitgerecht zu liefern. Verfügt das System über eine Serien- bzw. Chargennummern-Führung, sind Warenflüsse exakt nachzuverfolgen.
Auswertungen und Statistiken
Das Warenwirtschaftssystem bietet zahlreiche Berichte, von Umsatzauswertungen über Lagerumschlag bis zu Artikelstatistiken. Dadurch erhalten Unternehmen fundierte Entscheidungsgrundlagen auf Knopfdruck.
Offene-Posten-Verwaltung und Mahnwesen
Ein Zusatzmodul für den Zahlungsverkehr dient der Verwaltung offener Rechnungen. Automatische Mahnstufen, Zahlungserinnerungen und Kundenübersichten helfen, Liquidität zu sichern und Zahlungsausfälle zu vermeiden.
Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems
Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems sind vielfältig und wirken sich auf sehr viele unterschiedliche Unternehmensbereiche aus:
Effizienzsteigerung und Zeitersparnis Manuelle Prozesse werden (teil)automatisiert, wodurch Mitarbeiter bei Routineaufgaben entlastet werden. Bestellvorgänge, Rechnungserstellung und Lagerbuchungen laufen weitgehend automatisch ab – dies spart erheblich Zeit.
Transparenz und Kontrolle Sie haben jederzeit einen vollständigen Überblick über Ihre Bestände, Warenbewegungen und Kosten. Dies ermöglicht bessere Entscheidungen bei Einkauf und Verkauf sowie eine präzise Kostenkalkulation.
Reduzierte Fehlerquellen Durch die automatische Datenübertragung zwischen verschiedenen Bereichen im Warenwirtschaftssystem werden Eingabefehler minimiert. Doppeleingaben entfallen, und die Datenqualität steigt erheblich.
Optimierte Lagerhaltung Das System reagiert bei Mindestbeständen und hilft bei der Identifikation von Ladenhütern. Dies reduziert Kapitalbindung und Lagerkosten.
Besserer Kundenservice Durch rasche Verfügbarkeitsprüfungen und automatisierte Prozesse können Kundenanfragen schneller bearbeitet werden. Lieferzeiten verkürzen sich und die Auskunftsfähigkeit verbessert sich deutlich.
Skalierbarkeit Das Warenwirtschaftssystem wächst mit dem Unternehmen mit und unterstützt auch bei steigendem Geschäftsvolumen eine effiziente Abwicklung ohne proportional steigenden Personalaufwand.
Compliance und Dokumentation Alle Geschäftsvorgänge werden lückenlos dokumentiert, was bei Prüfungen und für steuerrechtliche Anforderungen wichtig ist.
Was sind wichtige Funktionen eines Warenwirtschaftssystems?
Einkaufsmanagement
Das Einkaufsmanagement im Warenwirtschaftssystem steuert den gesamten Beschaffungsprozess – von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis zum Wareneingang. Es optimiert Lieferantenbeziehungen, senkt Kosten und sichert die Warenverfügbarkeit.
Dazu gehören u. a.:
- Lieferantenverwaltung (individuelle Kontrakte und Konditionen)
- Bestellvorschläge auf Basis von Lagerstand oder Bedarf
- Erstellung und Verwaltung von Bestellungen
- Wareneingangsbuchung und Rechnungskontrolle
- Import
Verkaufsabwicklung
Die Verkaufsabwicklung im Warenwirtschaftssystem umfasst alle Schritte von der Angebotserstellung über Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift. Sie ermöglicht effiziente Prozesse, kundenindividuelle Preise und eine transparente Dokumentation.
Dazu gehören u. a.:
- Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften
- Preislisten, Rabatte und kundenindividuelle Konditionen
- Anbindung von Kassensystem und/oder Webshop
- Kundenkontrakte (individuellen Konditionen)
- Export
Artikel- und Produktverwaltung
Die Artikel- und Produktverwaltung organisiert alle Informationen zu Produkten, wie Preise, Varianten, Beschreibungen und Lagerdaten. Sie bildet die Grundlage für Einkauf, Verkauf und eine strukturierte Warenpflege.
Dazu gehören u. a.:
- Verwaltung aller Artikel mit Preisen, Varianten, Bildern und Beschreibungen
- Stücklisten und Setartikel
- Kategorisierung nach Warengruppen
Warenein- und -ausgang
Der Warenein- und -ausgang erfasst im Warenwirtschaftssystem alle physischen Bewegungen von Waren ins oder aus dem Lager. Er sorgt für korrekte Bestandsführung, nachvollziehbare Prozesse und unterstützt die Liefer- und Rücknahmelogistik.
Dazu gehören u. a.:
- Automatische Buchung bei Lieferung oder Verkauf
- Rücklieferungen und Reklamationsabwicklung
- Nachverfolgung über Belege und Bewegungsprotokolle
Lagerverwaltung
Die Lagerverwaltung steuert und überwacht Bestände, Lagerorte und Warenbewegungen. Sie sorgt im Warenwirtschaftssystem, für optimale Lagerhaltung vermeidet Engpässe oder Überbestände und ermöglicht eine effiziente, transparente Warenorganisation.
Dazu gehören u. a.:
- Überblick über Lagerbestände in Echtzeit
- Verwaltung von Mindest- und Höchstbeständen
- Artikelnummern, Serien- und Chargenverwaltung
- Inventurfunktion
Stammdaten und CMR
CRM – Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsmanagement) – bezeichnet sowohl eine unternehmerische Strategie als auch die dazugehörige Software, mit der Unternehmen ihre Beziehungen zu Kunden systematisch pflegen, analysieren und optimieren.
Dazu gehören u. a.:
- Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail, Telefon usw.)
- Kommunikationsverläufe (E-Mails, Telefonate, Termine)
- Angebote, Aufträge, Rechnungen
- Verkaufschancen (Leads, Deals, Pipelines)
- Service- und Supportanfragen
Auswertungen und Berichte
Auswertungen und Berichte liefern wichtige Kennzahlen zu Umsatz, Lagerbestand, Einkauf und Verkauf. Sie unterstützen Entscheidungen, verbessern die Planung und schaffen Transparenz über betriebliche Abläufe und Entwicklungen.
Dazu gehören u. a.:
- Umsatzstatistiken, Lagerumschlag, Topseller
- Einkaufs- und Verkaufsanalysen
- ABC-Analysen und Forecasting
Schnittstellen und Integration
Schnittstellen und Integration verbinden das Warenwirtschaftssystem mit externen Systemen wie Buchhaltung, Onlineshop oder Logistik. Sie ermöglichen automatisierten Datenaustausch und sorgen für durchgängige, effiziente Prozesse.
Dazu gehören u. a.:
- Verbindung zu Buchhaltungssoftware, CRM-Systemen, Onlineshops, Logistikdienstleistern
- API-Anbindungen für individuelle Erweiterungen
- EDI- und DATEV-Schnittstellen für Geschäftspartner und Steuerberater
Benutzer- und Rechtemanagement
Das Benutzer- und Rechtemanagement steuert den Zugriff auf Funktionen und Daten im System. Es schützt sensible Informationen, ermöglicht individuelle Rollenverteilungen und sorgt für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.
Dazu gehören u. a.:
- Zugriffskontrolle je nach Benutzerrolle
- Protokollierung von Änderungen und Buchungen
- Mehrbenutzer- und Mandantenfähigkeit
Welche Unternehmen brauchen ein Warenwirtschaftssystem
Ein Warenwirtschaftssystem ist für Unternehmen in vielen Branchen sinnvoll, insbesondere überall dort, wo Waren eingekauft, gelagert, verarbeitet oder verkauft werden. Besonders wichtig ist es für den Einzelhandel und Großhandel, wo Lagerbestände, Preise und Bestellungen effizient verwaltet werden müssen. Auch im E-Commerce ist ein solches System unverzichtbar, da es eine zentrale Steuerung von Beständen, automatisierte Abläufe sowie die Anbindung an Onlineshops und Versanddienstleister ermöglicht.
Produktionsbetriebe profitieren von einem Warenwirtschaftssystem, weil sie nicht nur Materialien verwalten, sondern auch Fertigungsprozesse, Stücklisten und Lieferketten optimieren können. Ebenso sinnvoll ist der Einsatz in Logistikunternehmen, die Lagerbestände genau erfassen und Warenbewegungen nachverfolgen müssen. Selbst Handwerksbetriebe, etwa im Bau- oder Installationsgewerbe, profitieren, wenn sie regelmäßig Material einkaufen und lagern.
Unternehmen mit mehreren Standorten oder Filialen nutzen ein Warenwirtschaftssystem, um Lagertransfers zu koordinieren und jederzeit den Überblick über sämtliche Bestände zu behalten. Insgesamt gilt: Ein Warenwirtschaftssystem lohnt sich für kleine, mittlere und große Unternehmen, wenn sie physische Produkte verwalten und ihre Prozesse effizient, fehlerfrei und skalierbar gestalten möchten.
Zusammenarbeit Warenwirtschaftssystem und Buchhaltung
Ein Warenwirtschaftssystem und die Buchhaltung arbeiten eng zusammen, um kaufmännische Prozesse effizient, fehlerfrei und nachvollziehbar abzubilden. Während das Warenwirtschaftssystem Warenbewegungen, Bestellungen, Verkäufe und Lagerbestände verwaltet, übernimmt die Buchhaltung die finanzielle Abwicklung dieser Vorgänge. Der reibungslose Datenaustausch zwischen beiden Systemen ist entscheidend für eine korrekte und effiziente Geschäftsführung.
Nach dem Verkaufsabschluss werden im Warenwirtschaftssystem Rechnungen erstellt und an die Buchhaltungssoftware übermittelt. Dort werden sie verbucht, Zahlungseingänge überwacht und offene Posten verwaltet. Auch Gutschriften oder Stornierungen können automatisiert vom Warenwirtschaftssystem übermittelt werden. Umgekehrt können Informationen wie Zahlungseingänge oder Mahnstufen von der Buchhaltung zurück ins Warenwirtschaftssystem fließen, sodass z. B. bei offenen Rechnungen keine weiteren Lieferungen ausgelöst werden.
Ebenso werden im Einkauf Eingangsrechnungen mit den zugehörigen Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen. Das Warenwirtschaftssystem dokumentiert die gelieferten Mengen und Eingangsrechnungen, die Buchhaltung prüft den Rechnungsbetrag und die Verbuchung – inklusive Steuern, Skonti oder Rabatten.
Die Integration erfolgt meist über standardisierte Schnittstellen, z. B. DATEV oder Buchhaltungs-APIs. Moderne Systeme unterstützen einen automatisierten, bidirektionalen Datenaustausch, der doppelte Eingaben vermeidet und Fehler reduziert.
Dieses Zusammenspiel sorgt für transparente, rechtssichere Prozesse, spart Zeit und verbessert die Datenqualität. Es ist die Grundlage für eine verlässliche Finanzbuchhaltung und ein professionelles Rechnungswesen – insbesondere bei wachsenden Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen.
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